Comment créer une session de formation ?

Dans ce tutoriel, nous vous guidons pas à pas pour créer vos sessions de formation.

Avant de commencer la création de votre session, vous devez identifier le type de client :

  • Particulier (CPF / Pôle Emploi)
  • Entreprise (OPCO)
  • Indépendant (FIFPL / AGEFICE)

Ensuite vous devrez saisir des informations en fonction de chaque profil. 

Pour un particulier : 

  • Prenom
  • Nom
  • Email
  • Telephone 
Si Pôle Emploi : Identifiant et localité agence Pôle Emploi

Pour une entreprise :
  • nom de l'entreprise
  • numéro de SIRET de l'entreprise
  • nom du responsable de l'entreprise
  • nom du responsable de la formation (s'il y en a un)
  • numéro de téléphone et adresse de l'entreprise
  • le lieu de la formation 
  • les noms, prénoms et e-mails des stagiaires

Etape 1 :  Sur mon tableau de bord > sessions de formation 

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Etape 2 : Cliquer sur "inviter un client" en haut à droiteScreenshot 2021-03-18 at 11.59.55

 

Séléctionnez un type de client :

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👉 je choisis alors la case correspondante. Par exemple, je coche la case "entreprise".

Je reçois un message important qui m'informe sur les conditions de prise en charge : délai pour faire la demande de prise en charge et paiement. 

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Etape 3 : Je renseigne les informations nécessaires au sujet de mon client (entreprise ou particulier)

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👉 Cliquez sur "suivant" en bas à droite pour suivre les différentes étapes sur Ganapati.

 

Etape 4 : je renseigne toutes les informations nécessaires au sujet de la session:

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Je pense à cliquer sur suivant sur le bouton jaune en bas à droite !

 

Etape 5 : Il est maintenant temps de renseigner le nom des stagiaires de la session.

Vous devez cliquer sur "ajouter un stagiaire" pour chaque stagiaire. Il convient de remplir tous les renseignements au sujet des stagiaires pour ensuite pouvoir cliquer sur suivant. S'il vous manque un email de stagiaire, le mieux est de lui demander pour terminer son inscription comme participant à la formation.

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Etape 6 : C'est le moment de parler des frais de missions

A vous de remplir les différents champs , vous devez l'avoir validé avec votre client au préalable. 

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Etape 7 : Le récapitulatif de la session que vous venez de créer

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Relisez bien attentivement les éléments de votre session pour être sûr de ce qui va être envoyé ensuite automatiquement à votre client à savoir : une convention de formation. En cas d'erreur, vous pourrez toujours revenir en arrière très facilement.  

Vous devrez cliquer sur "je valide le prix" , en effet Ganapati déduira automatiquement sa commission de 18 %. 

Puis vous devrez cliquer sur "Envoyer les documents et créer la session". En effectuant cette action, votre client recevra par email devis / convention / programme de formation. 

Les emails envoyés sont consignés dans l'onglet "email" de chaque session.

 

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Votre écran vous indique via le curseur jaune en haut quel est le statut de votre session. Ici : "proposition envoyée" .

 

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Vous avez créer une session et les documents de celle ci ont été envoyé à votre client. Si c'est une entreprise, elle doit envoyer la convention reçue à l'OPCO dont elle dépend.

Etape 9 : Gérer la vie de votre session en toute autonomie

Enfin, vous pouvez suivre et gérer votre session à partir de votre outils Ganapati:

👉 En retournant sur votre vue d'ensemble, cliquez sur "mes sessions"

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Ensuite, pour suivre une de vos sessions comme la dernière en bas sur ce tableau de bord : Cliquez sur la flèche à droite dans ligne qui correspond à la session que vous souhaitez explorer. 

Vous vous retrouvez sur ce tableau "vue d'ensemble "👇

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Là vous pouvez cliquer sur la barre de recherche en haut :

  • vue d'ensemble  
  • documents 
  • stagiaire(s) 
  • messagerie 
  • mails

🖱️Si vous cliquez sur "document" , vous tombez sur cette vue 👇

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Vous avez alors à votre disposition tous les documents généré par Ganapati pour vous: 

  1. Le programme de formation
  2. la convention 
  3. le devis

👉 Ces 3 documents sont envoyés au client.

Lorsqu'il s'agit d'une entreprise, c'est elle qui doit envoyer ces documents à son OPCO pour demander la prise en charge financière. Nous vous rappelons que cette prise en charge peut être à 100 % , partielle ou invalidée par l'OPCO. C'est pourquoi, nous vous encourageons vivement à attendre le retour de prise en charge pour commencer la formation. Si la formation démarre sans le retour de prise en charge et que celle ci revient négative, c'est l'entreprise qui devra financer la formation elle s'y engage en signant la convention. Cette situation peut arriver plus fréquemment qu'on ne le pense, il convient donc de bien communiquer en ce sens lorsque l'entreprise ne souhaite pas attendre le retour de prise en charge?

Pour en savoir plus sur le financement, vous pouvez lire : comment ça marche ? 

 

🖱️Si vous cliquez sur "stagiaire", vous obtenez la vue du ou des stagiaires qui participent à la session et vous pouvez lui "envoyer un message".

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🖱️Si vous cliquez sur "messagerie" , vous obtenez les coordonnées des personnes impliquées dans la vie de cette session et vous pouvez les contacter.

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🖱️Si vous cliquez sur Mails, vous obtenez les mails qui ont été envoyé pour cette session: