Mes obligations en tant que formateur ?

Déclaration à la DREETS et Numéro de Déclaration d'Activité (NDA) Les obligations liées à cette déclaration, dont le BPF

Faut il déclarer son activité de formateur indépendant  ?

C'est une question que nous pose souvent nos formateurs et la réponse est OUI .

Même si je fais de la formation de manière occasionnelle ? La réponse est encore OUI.

Même si ce n'est pas moi qui édite les conventions de formation car je suis un prestataire de formation payé par un organisme de formation ? La réponse est toujours OUI.

Même si vous travaillez en sous traitance pour un organisme, vous êtes vous même considéré comme un organisme de formation.  A ce titre, vous avez de devoirs particuliers.

Attention la déclaration à la DREETS  (Directions régionales de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités ) est obligatoire dans les 3 mois suivant l'action de formation avec un organisme respectant la démarche qualité Datadock ou Qualiopi 

Heureusement Ganapati vous aide dans vos démarches :

Pour pouvoir organiser des formations professionnelles continues, vous devez être déclaré comme prestataire de formation en Préfecture de Région.

Vous devez adresser à la DREETS de votre région un dossier comprenant les documents suivants:

  • le formulaire de déclaration d'activité dûment rempli 
  • une copie du justificatif d'attribution du numéro SIREN (document transmis par l'INSEE)
  • l'original du bulletin n°3  du  casier judiciaire du ou de la responsable datant de moins d'un mois     
  • une copie signée d'une convention (également dans le cas de sous-traitance, et dans ce cas, vous devez être désigné en tant que formateur) ou d’un contrat de formation datant de moins de trois mois 
  • Les modalités d’organisation de la formation comportant les moyens humains et techniques ainsi que les ressources pédagogiques (programme de formation) 
  • la liste des formateurs ou le formateur si c'est vous même avec tous documents justifiant les titres et qualités en lien avec le domaine de formation (CV, diplômes, etc.).

Dès réception d'un dossier complet, le service de contrôle de la formation professionnelle continue instruira votre demande dans un délai de 30 jours. Durant cette période, vous n'aurez aucune nouvelle de la DREETS , qui instruit le dossier et ne serez pas prévenu de la bonne instruction du dossier ou de sa réception. En revanche s'il leur manque des pièces complémentaires, vous aurez une demande pour compléter le dossier. Nous garderons en tête l'adage: "pas de nouvelles, bonne nouvelle!"

Le Numéro de déclaration d'activité  (NDA) qu' est ce que c'est ?

Dans les 30  jours qui suivent la réception de la déclaration complétée des pièces justificatives (la DREETS  vous prévient si des pièces sont manquantes au dossier, dans le cas contraire les 30 jours de délai s'appliquent à partir de la réception du dossier COMPLET)  et dès lors que l’organisme satisfait aux conditions d’enregistrement de la déclaration d’activité, le préfet de région délivre un récépissé à l’organisme de formation, c'est à dire vous !

Ce récépissé comporte un numéro d’enregistrement. Excepté la première convention ou le premier contrat, le prestataire de formation doit faire figurer ce numéro sur les conventions, et en l’absence de conventions, sur les bons de commande ou devis approuvés ou sur les contrats de formation professionnelle qu’il conclut, sous la forme suivante : « Déclaration d’activité enregistrée sous le numéro… auprès du préfet de région de… ».

Pour information, le NDA est composé de 11 chiffres :

  • 2 numéros pour la région
  • 2 numéros pour le département du siège social
  • 5 numéros d’ordre
  • 2 numéros pour le département d’implantation

Art. R6351-6 du Code du travail
Décret n° 2019-1143 du 7.11.19 (JO du 8.11.19), art. 3

Les obligations liées à la déclaration d'activité en tant qu'Organisme de Formation 

  • Le BPF

Il faut réaliser tous les ans à destination de la DREETS un BPF : Bilan Pédagogique et Financier 

Il s'agit d'une obligation prévue par le code du travail pour tous les prestataires de formation. En cas de défaut de production du BPF, vous vous exposez à des sanctions pour infraction pénale (amende de 4500 euros et une interdiction temporaire ou définitive d'exercer).

👉depuis 2020, vous devez saisir le Bilan Pédagogique et Financier en ligne sur le site officiel : mon activité formation

En cas d’impossibilité de transmettre votre BPF en ligne, vous devez l'envoyer à la DREETS (direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail, et de l'emploi) dont vous dépendez.

  • la transparence sur les conditions de vente et concurrence (Art. L442 du Code de commerce)
Vous devez informer votre client du contenu précis des formations que vous proposez 
Vous devez informer des conditions générales de vente (pour les personnes qui le demandent)
Si vous pratiquez des tarifs différenciés suivant les publics accueillis vous devez être en mesure de justifier la différence de prix de revient de l’action de formation.

👉En clair, il est possible de pratiquer des différences de traitement dès lors que vous êtes en mesure de justifier cette différence par des causes objectives et non discriminatoires.
👉En cas de contentieux, seul le juge est en mesure d’apprécier le caractère discriminatoire ou pas de cette pratique.

 

  • L'obligations d’information sur l'offre de formation

Ganapati se charge de référencer vos offres et de les rendre visibles dans les systèmes d'information nationaux. il en va de même pour les certifications dont vous êtes titulaires (que vous êtes autorisés à délivrer)

 

  • Les obligations intrinsèques à l'activité de formation

les attestations de présence et pièces justificatives de l'assiduité découlent des obligations de preuve du service fait.

Elles sont exigées par tous les financeurs de la formation : OPCO, PÔLE EMPLOI, CPF, dispositif FNE , entreprises, ...

Et pour cause, qui paierait pour un service dont il n'est pas sûr qu'il ait été effectué !!

C'est pourquoi vous devez conserver toute preuve de service fait, et les joindre à vos factures.

Avec Ganapati les attestations sont générées automatiquement, grâce à notre système exclusif de signature électronique et conservées en lieu sûr selon la loi RGPD en vigueur.

L'attestation de compétences remise à la fin de la formation n'est plus obligatoire, mais Ganapati vous fournit l'attestation dématérialisée et vous recommande fortement de la réaliser, c'est d'ailleurs une très forte demande des entreprises.

N'oubliez pas que pour votre stagiaire, ce sera la seule preuve de l'obtention de nouvelles compétences ce qui est important pour lui.