La facturation, comment ça marche ?

Une question sur la manière de faire une facture, sur le process de facturation Ganapati ou sur le délai de paiement de mes formations ? Vous trouverez vos réponses dans cet article du centre de ressource.

Les 3 étapes nécessaires avant de pouvoir déposer sa facture formateur :

Étape 1 : Déclarer la fin de formation et attester les compétences des stagiaires.

Cette étape est également essentielle avant de pouvoir procéder au dépôt de votre facture. 

Il vous suffit encore une fois d'aller sur votre vue d'ensemble 👇

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Apparaît alors ce que vous avez à faire et vous vous laisser guider tout simplement en cliquant sur "déclarer la fin de formation ", vous obtenez alors cet écran 👇

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Vous validez alors les informations saisies en cliquant sur "suivant"

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Etape 2 : Valider les compétences 

Vous devez alors valider les compétences de vos stagiaires un par un. Il est possible qu'un stagiaire n'ait pas validé toutes les compétences, vous cochez uniquement ce qui est validé.

 

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Vous recevez un mail qui vous informe de la déclaration de fin de formation.

Étape 3 : Déposer vos preuves de réalisation de la formation.

 

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Vous voyez apparaître en bas :

Option 1 : imprimer son certificat de réalisation (pré rempli)le faire signer au stagiaire , le scanner  et le déposer via "select fichiers"

Option 2 : Pour le distanciel : vous avez les emails des stagiaires et vous les avez renseigné au préalable dans votre session. Vous n'avez plus qu’à cliquer sur "envoyer une demande de signature électronique", le logiciel va gérer l'envoi des documents et les déposera directement sur la bonne session. 

Option 3 : Pour le présentiel : Vous pouvez imprimer des feuilles d'émargement avant l'entrée en formation

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Pour obtenir la fiche d'émargement pré remplie, aller sur la session concernée et cliquez sur "documents" en haut en bleu.

Vous obtenez cette page  👇

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Cliquez sur exemplaire "émargement " et vous obtiendrez l’émargement pré rempli avec le nom du ou des stagiaires 👇

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Puis vous devez cliquer sur "déclarer la sortie de formation

⇒ Vous recevez un mail de Ganapati qui vous informe que vos preuves de réalisation seront étudiées lors de notre contrôle qualité.

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Dès que tout est validé, vous recevez un mail pour vous prévenir de la validation. Un mail est également envoyé en cas de refus de preuves avec le motif du refus pour que vous puissiez rapidement renvoyer des preuves valides.

Mais cette étape de contrôle n’empêche pas de déposer sa facture.

Etape 4 : Déposer ma facture sur mon espace formateur  

A ce stade et si vous avez bien suivi les étapes précédentes, vous allez enfin voir apparaître sur votre session "envoyer votre facture “ 👇

 

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NB : "Evaluer la formation" doit être réaliser par vos stagiaires afin qu'ils puissent recevoir leur attestation de compétences. 

Lorsque vous cliquez sur "envoyer votre facture"

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Tout est déjà pré rempli par Ganapati : il vous reste à rentrer le numéro de votre facture (vous devez numéroter vos factures pour tenir une comptabilité claire et pouvoir renseigner le BPF tous les ans .). Vous devez également renseigner la date d'émission de la facture et sa date d'échéance (c'est en générale 1 mois après la date d'émission.)

Ensuite vous cliquez sur "choisir un fichier" et vous déposer votre facture sur votre espace formateur. 

👉 Un message apparaît en haut de la page dans la zone bleue : "nous avons bien reçu votre facture".

Sur votre "vue générale" de la session , il apparaît ceci 👇

 

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Nous n'acceptons plus les envois de documents par mail. Si vous rencontrez une difficulté pour déposer un document demandez vous si vous en êtes à la bonne étape car notre logiciel suit un tunnel d'étape et parfois vous ne pouvez pas déposer car une étape préalable n'a pas été réalisée.

Toute notre équipe travaille sur la plateforme Ganapati et cette plateforme est consultée tous les jours et même plusieurs fois par jour, ce qui vous garantit une meilleure traçabilité et une plus grande rapidité de traitement.

Étape 5 : Notre équipe procède à la facturation.

La facturation est lancée dès que toutes les étapes précédentes sont validées. Vous recevez un email pour vous dire lorsque tout est validé : 

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Étape 6 : Nous vous payons lorsque nous recevons le paiement pour votre session de formation.

Dès que nous recevons le paiement, nous effectuons le plus rapidement possible un virement SEPA sur votre compte bancaire. 

Pensez bien à renseigner si vos coordonnées bancaires ont changé sur votre profil formateur. 

Vous recevez un mail pour vous prévenir du virement que nous avons réalisé :

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Comment je fais une facture ?

Ganapati propose une facture type dont vous pouvez vous inspirez si vous n’en avez jamais réalisé. Vous la trouverez ici :

 

Tutoriel "créer sa facture".

 

Quel montant dois-je facturer à Ganapati ?

Pas de panique, le montant de la facture est calculé automatiquement sur la session à laquelle elle correspond. L'application ou non de la TVA et fonction de votre déclaration dans votre profil. Le montant à facturer sera donc reporté soit en "TTC" soit en "net de taxe".

De même, ce montant déduit automatiquement les 18 % de commission pour Ganapati formations. 

 

Quels sont les délais de paiement en fonction des financeurs ?

Nous ne pouvons répondre pour tous les financeurs de la formations professionnelles, qui ont des organisations et donc de délais différents, parfois même plusieurs procédures pour des dispositifs différents.

Nous avons mis en place des contrôles et des relances pour minimiser les délais de paiement.

Dans tous les cas, vous pouvez suivre les étapes de la facturation dans votre tableau de bord.

Lien vers l’article sur les dispositifs de la formation professionnelle.

Chacun de ces dispositifs possède un processus de financement qui lui est propre. 

Le délai de paiement à réception des factures ?

Nous préparons pour vous des statistiques de délai de paiement par financeurs. 

Attention toutefois,  le délai de paiement court à partir de la validation du contrôle qualité et non à la date de fin de formation, si pour des raisons qui vous appartiennent, vous déposez les preuves de formation un mois après la fin de la formation, ce délai d’ 1 mois s'ajoute au délai de paiement des financeurs.